IV. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.
Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.
1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.
INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Cuando INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.
INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Por servicios externos que INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.
1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.
Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
i. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
ii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
iii. Fines estadísticos o históricos
2. Tratamiento de datos personales de Accionistas.
Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
i. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía;
iii. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad;
iv. Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas
3. Tratamiento de datos personales de Proveedores.
INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:
i. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas
iii. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.
INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
Cuando INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
V. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES
La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.
En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS.
Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.
VI. DATOS DE MENORES
La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.
VII. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS
La Compañía se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.
VIII. LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.
Fecha de publicación y entrada en vigencia: 1 de octubre de 2014
Anexo No. 1 “Definiciones”
Área de Gestión Humana y Administrativa:
Área encargada de gestionar los procesos humanos y administrativos y de la Compañía
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para levar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad:
Documento generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales en caso de no poder poner a su disposición la política de privacidad.
En general INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS tiene a disposición de todos sus empleados, clientes, accionistas, usuarios y en general titulares de los datos personales su política de Datos Personales fácilmente accesible a través de su página web plasticashm.com Sin embargo, en caso de ser necesaria la implementación de este aviso para un determinado canal de comunicación, debe contener, al menos la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos.
Base de datos:
Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no.
Compañía:
Industrias Plásticas HM S.A.S.
Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Dato privado:
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos y la historia clínica, entre otros. Este tipo de datos no son objeto de tratamiento por parte de INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS, a menos de que se trate de información necesaria para el desarrollo de un proyecto propio de su objeto social o se trate del manejo interno de la información de sus funcionarios, previa autorización por su parte para ello, en caso de ser necesario.
Dato público:
Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.
Dato semiprivado:
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.
Datos Sensibles:
Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual.
Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS, previa autorización de sus funcionarios, clientes o accionistas para ello.
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Fraude Externo:
Actos, realizados por una persona externa a la entidad, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.
Fraude Interno:
Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.
Registro Nacional de Bases de datos:
Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio colombiano. Las bases de datos que se encuentren fuera del territorio colombiano, en caso de existir, serán objeto de registro cuando a INDUSTRIAS PLÁSTICAS HM SAS o los encargados del tratamiento les sea aplicable la legislación colombiana, en virtud de normas internas o tratados internacionales.
Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Superintendencia de Industria y Comercio:
Autoridad nacional en materia de protección de datos personales, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales.
Titular de la información:
Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Transferencia:
Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, el cual encuentra ubicado dentro o fuera del país.
Trasmisión:
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.